Procès verbal de l’assemblée ordinaire du 12 octobre 2007

le  12 janvier  2007, à 19 heures, le bureau ainsi que les membres  de l association NO SOUCAÏ se sont réunis en assemblée ordinaire sur la convocation faite conformément aux dispositions de l’article 11 des statuts.
Il a été établi une feuille de présence des 23 membres votants
Le président Michel ARIELLO énonce l’ordre du jour inscrit sur la convocation
Adoption des nouveaux des statuts
Etat du budget
Bilan des premières sorties
Projet des sorties
Le président rappelle que la modification des statuts est obligatoire pour valider le changement d’adresse du siège social et la domiciliation bancaire.
Le conseil d’administration a établi un projet de modification des statuts.
Serge GAUVIN vice président fait lecture de ce projet article par article afin les soumettre à l’approbation de l’assemblée.
Article 1    Pas de modification, validé par l’assemblée générale
Article 2    Modification de l’activité du club. La notion de multi-activités (4x4, V.T.T, Pédestre…) devient
La Randonnée en Véhicule Tous Chemins,  la pratique du 4x4 et toutes activités s’y rapportant ou s’y rapprochant. validé par l’assemblée générale
Article 3    Modification concernant l’adresse du Siège :
Ancien siège 1A Rue THIERS 34370 CAZOULS les BEZIERS
Nouveau siège : Mairie de CAZEDARNES 34460 CAZEDARNES
 Adresse courrier : Michel ARIELLO 28 Chemin des PRES 34460 CAZEDARNES
validé par l’assemblée générale
Article 4,   Pas de modification notoire, validé par l’assemblée générale
Article 5,   Précision sur la notion des Membres d’honneur, validé par l’assemblée générale
Article 6,   Pas de modification validé par l’assemblée générale
Article 7,   Pas de modification notoire, validé par l’assemblée générale
Article 8,   Pas de modification notoire, validé par l’assemblée générale
Article 9,   Pas de modification notoire, il sera modifier sur les Statuts que le conseil administration élu
par l’assemblée qui lui même élit un bureau, de plus mettre en valeur doit être remplacer  par appliquer), la durée du mandat du bureau sera de 3 ans.
Article 10, Pas de modification notoire,  validé par l’assemblée générale
Article 11, L’activité de l’association
Avant : de Septembre  a Septembre avec interruption de l’activité en juillet et août
Maintenant :Janvier à décembre sans interruption, validé par l’assemblée générale
Article 12, Pas de modification notoire, validé par l’assemblée générale
Article 13, rajouter elle se réserve le droit d’adhérer à tout organisme représentatif
Article 14, Pas de modification notoire, validé par l’assemblée générale
Article 15, Pas de modification notoire, validé par l’assemblée générale
Après avoir pris en compte ces modifications, l’assemblée générale adopte à l’unanimité les statuts.
Les statuts seront enregistrés à la Sous-préfecture de BEZIERS dans les jours a venir.
C’est au tour du trésorier Jacques BENEZECH de prendre la parole pour exposer les données financières du club.
La trésorerie présente un solde créditeur de 4023.22 euros
Le bilan est approuvé à l’unanimité.
L’ordre du jour s’achève par le planning des sorties
la séance de l’assemblée ordinaire est levée à 20h00

 STATUTS DE L'ASSOCIATION

ARTICLE : 1
Objet:
Il est fondé entre les Adhérents aux présents statuts une Association (pour une durée illimitée), régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : Randonnées 4x4 No Souçaï
ARTICLE : 2
Cette Association a pour but : La Randonnée en Véhicule Tous Chemins,  la pratique du 4x4 et toutes activités s’y rapportant ou s’y rapprochant.
Le  but de  l’Association est de  proposer à ses  Adhérents, des randonnées en France ou à l’étranger, dans le respect d’un règlement. Le règlement est signé par chaque Adhérent.
ARTICLE : 3
Siège social : Mairie de CAZEDARNES  34460 CAZEDARNES
Il pourra être transféré dans une autre localité sur décision du Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale en sera informée
Adresse courrier :
Randonnées 4x4 No Souçaï
Michel ARIELLO
28 Chemin des PRES  34460  CAZEDARNES
ARTICLE : 4
L'association se compose de :
1) Membres d'honneur
2) Membres bienfaiteurs
3) Membres actifs ou adhérents
ARTICLE 5 :
Admission :
Pour faire partie de l'Association, il faut être agrée par le bureau qui statue, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d'admissions présentées.
ARTICLE 6 :
Les membres :
Sont Membres d'honneur, ceux qui ont rendu des services signalés à l'Association. Ils sont dispensés de cotisation.
Sont Membres bienfaiteurs, les personnes qui versent une cotisation supérieure à celle des Membres actifs ou un droit d'entrée fixé par l' Assemblée Générale chaque année.
Sont Membres les personnes qui versent un droit d'entrée fixé par l'Assemblée Générale chaque année.
ARTICLE 7 :
Radiation :
La qualité de Membre se perd par :
La démission
Le décès
La radiation prononcée par le Conseil d' Administration ou le bureau pour motif grave ou non paiement de la cotisation. L'intéressé ayant été invité par  lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir des explications.
ARTICLE 8 :
Les ressources de l’Association sont constituées par:
Le montant des cotisations.
Le montant des droits de participation aux manifestations (randonnées ou évolutions sur terrain privé)  est  fixé par le bureau.
Les  subventions :
Communales.
Départementales. 
Nationales. 
Du  Conseil  Général.
De l’Etat.  
Les Dons en Nature.
Etc.
ARTICLE 9 :
Le Conseil d'administration est élu  par l’assemblée générale.
Les membres du conseil d’administration élisent le bureau de l’association pour une durée de 3 ans.  Ils sont rééligibles.
Le Conseil d’administration a pour objet d’appliquer les décisions de l’ Assemblée Générale, d’organiser et d’animer la vie de l’Association, dans le cadre fixé par les statuts. Dès que la situation l’exige, il peut demander au Trésorier de faire le point sur la situation financière de l’Association.
Tous les contrats à signer doivent être soumis au préalable au Conseil d’Administration pour autorisation.
Le Conseil d’Administration choisit, parmi ses Membres, à bulletin secret, en veillant à l’égal accès des hommes et des femmes, un bureau composé de :
Un (e) Président (e)
Un (e) ou  Vice-président (e)
Un (e) Trésorier (e)
Un (e) Secrétaire
Et les adjoints (e) si besoin est
Les fonctions de Membres du Conseil d’Administration sont bénévoles. Les frais occasionnés par l’accomplissement du mandat d’Administrateur peuvent être remboursés après fournitures de pièces justificatives. Ces frais seront intégrés à la comptabilité et apparaissent dans le bilan financier
En cas de vacance, le Conseil pourvoit provisoirement  au remplacement de ses Membres jusqu’à la prochaine Assemblée Générale.  Les pouvoirs des Membres ainsi élus prennent fin à l'époque où devrait normalement arriver à terme le mandat des Membres remplacés.
ARTICLE 10 :
Réunion du bureau :
Le bureau se réunit une fois tous les  trois mois ou aussi souvent que l’intérêt de  l’Association l’exige, sur convocation du Président, ou sur demande du quart de ses Membres. Les décisions sont prises à la  majorité des voix, en cas de partage, la voix du Président est prépondérante.  Les délibérations du bureau sont constatées par des  procès-verbaux établis sur un  registre spécial et signés du Président et du  Secrétaire qui en délivrent,  ensemble ou  séparément, tout  extrait  ou  copie.  Tout  membre  du bureau  qui,  sans excuse n'aura pas assisté à  trois  réunions  successives,  sera considéré comme démissionnaire (sauf en cas de force majeure).
ARTICLE 11 :
L' Assemblée Générale Ordinaire :
L' Assemblée  Générale  Ordinaire  comprend  tous  les  Membres  de  l 'Association ( Membres d’Honneur, Membres Bienfaiteurs, Membres Actifs ou Adhérents). L' Assemblée Générale Ordinaire se réunit chaque année au mois de janvier

Formalités de convocation à l’Assemblée :
Quinze jours avant  la date fixée, les Membres de l'Association sont convoqués par courrier par le  Président. L'ordre du jour de l’Assemblée est indiqué sur les convocations et un formulaire de pouvoir y est joint. Seuls les pouvoirs dûment remplis et signés précisant le nom et l'adresse du Membre remplacé lors de l'assemblée serons pris en compte, les pouvoirs arrivés en blanc (non remplis) ou adressés au nom d'un Membre non présent ne peuvent être pris en compte lors du vote et sont considérés comme nuls.
Le Président, assisté des Membres du Conseil d’Administration, préside l'Assemblée et expose la situation morale de l'Association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan des comptes à l'approbation de l'Assemblée. Ne devront être traitées, lors de l’Assemblée Générale, que les questions soumises à l'ordre du jour prévu sur la convocation
ARTICLE  12 : 
Assemblée Générale Extraordinaire :
Si la nécessité s'en fait sentir, ou bien à la demande de la moitié des Membres inscrits, le Président peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire,suivant les formalités prévues à l'article 11. Les modalités de convocation sont identiques à l’Assemblée Générale Ordinaire. Les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des Membres présents.
ARTICLE  13 :
Affiliation :
L’Association est affiliée au CODEVER et à LA FEDERATION FRANCAISE DU 4x4.  Elle se réserve le droit d’adhérer à tous organismes représentatif
 ARTICLE 14 :
Règlement intérieur :
Un  règlement  intérieur est établi  par le bureau, il le fait approuver  lors de  l'Assemblée  Générale. Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à  l'administration  interne de  l'Association.  Il prévoit des règles de  conduite des  Membres et précise les motifs d'exclusion.
ARTICLE 15 :
Dissolution :
En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des Membres présents à l'Assemblée, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle ci et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.

ATTENTION :
Si lors d'une sortie programmée par le club  "Randonnées 4 X 4 No Souçaï", la conduite ou le comportement d'un participant est susceptible de mettre en cause sa propre sécurité ou celle de tiers, ou de porter atteinte à l'image du club, l’équipe responsable peut prendre la décision d'exclure le participant sur le champ, sans que celui-ci puisse prétendre à un quelconque remboursement.
L’exclusion définitive du club pourra également être prononcée après concertation des membres du bureau.
Nous rappelons que nos randonnées ne sont pas des compétitions et qu'elles ne comportent aucune notion de vitesse ou de classement.

VI - ORGANISATION DES RANDONNEES
VI.1 - ORGANISATEUR
Tous les adhérents de l’association sont invités à organiser des sorties.
Pour cela, il suffit de remplir la fiche de proposition au moins 3 mois avant la date de la sortie, en donnant le plus de détails et de la renvoyer au secrétariat du club. Après étude par le bureau, les fiches de participation, sont adressées à tous les adhérents.
Pour toutes les sorties, afin de pallier un empêchement de dernière minute de l’organisateur et permettre à un tiers ne connaissant pas le parcours d’assurer la sortie, un livre de route (road book) exploitable par tous (pas de GPS) sera joint à la proposition.
Les membres du bureau sont à disposition pour renseigner sur la réalisation de ce document.
Par l’expérience acquise au cours de ces dernières années, pour des raisons de fluidité et de sécurité, le bureau a été amené à limiter le nombre de véhicule à 10 pour les balades «en convoi» (y compris le véhicule de l’organisateur).
Le nombre de participants à une sortie peut-être augmenté en fonction du nombre d'organisateurs (1 organisateurs pour un maximum de 9 véhicules)
Pour les sorties au road book, le nombre de voitures pourra être plus important et laissé à l’appréciation de l’organisateur avec un droit de regard du bureau.
VI.2 - Frais de reconnaissance et d’Accueil
L’organisateur d’une sortie 4X4, peut prétendre à un remboursement des frais de reconnaissance et du casse-croûte d’accueil (à la condition que la fiche de sortie soit parvenue aux responsables No Souçaï au moins 3 mois avant le date de la sortie).
  Modalités :
 Frais de reconnaissanceSur présentation de justificatifs et en fonction de la distance de la randonnée.
Frais d’accueilLes frais d’accueil seront remboursés sur présentation de justificatifs et dans une fourchettes de prix raisonnable en fonction du nombre de participants.
Le remboursement sera effectué sur demande auprès du trésorier et uniquement sur  justificatif (présentation d’une note de frais).

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